Матрица Эйзенхауэра и правила Брайана. Эффективные техники тайм-менеджмента


Сессия уже не за горами, а значит самое время всерьёз браться за учебу. Отличный помощник как в учебе, так и в обычной жизни  тайм-менеджмент. Как часто мы слышали это слово и понимали, что совершенно не умеем им пользоваться. Журналистка SR Карина испробовала на себе различные техники управления временем и готова поделиться самыми эффективными из них!

Что же такое тайм-менеджмент? Для начала приведем отрывок из Википедии: 
Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Другими словами, это способ сделать больше за меньшее время, не потеряв при этом эффективность.

Тему тайм-менеджмента изучали и изучают многие учёные, а объём всей информации настолько велик, что многие, увидев обилие методов, решают отбросить затею научиться планировать время. Я давно интересуюсь этой темой и за все время просмотрела и испробовала на себе многие техники, потому в этой статье я собрала для вас самые интересные и эффективные на мой взгляд способы тайм-менеджмента.


Человек, который внёс огромный вклад в сферу планирования времени  Брайан Трейси (основная информация находится в книге "Оставьте брезгливость, съешьте лягушку", но можете прочитать и остальные, это интересно)

Несколько правил, которые часто упоминает Брайан

Основное правило, которое красной нитью проходит, через все его книги, это правило 6П:

Правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели 

Правило 20/80 (закон Паретто), о котором многие наверняка слышали, так как его можно интерпретировать во многих сферах жизни, обычно звучит так: «20% усилий дают 80% результата».

У Брайана Трейси есть несколько советов по использованию данного правила в планировании:
  1. Прежде всего, составьте список всех ключевых задач, дел, проектов и обязанностей, которые присутствуют сегодня в вашей жизни. Далее определите, какие из них попадают в те 20 процентов работ, которые составляют 80 процентов ваших результатов. После чего больше не тратьте своё время на неважные задачи, а максимально сконцентрируйте свое внимание на той деятельности, которая оказывает реальное влияние на вашу жизнь и карьеру!
  2. 10/90. 10% процентов времени, затраченного на планирование, экономит 90% времени.
Метод АБВГД⠀ 

Составьте список того, что нужно сделать. Внимательно изучите его и проставьте напротив каждого пункта соответствующую букву алфавита:
 ⠀ 
«А» — очень важные дела, которые должны быть обязательно завершены. ⠀ 
Задача, отмеченная буквой «Б», тоже требует выполнения, но не несёт за собой столь существенные последствия. ⠀ 
Задача «В» — приятные дела, которые никак не влияют на вашу карьеру и успех. ⠀ 
«Г» — те дела, которые можно кому-нибудь поручить, тем самым освободив время для важных дел. ⠀ 
Буква «Д» в этом контексте означает "долой". Эти дела столь малосущественны, что, если их полностью вычеркнуть, ничего не произойдет. ⠀ 

Расставив дела по принципу АБВГД, пройдитесь по списку еще раз и определите приоритетность задач, помеченных буквой «А». Напротив самой важной поставьте «А1», следующая по значению — «А2» и т.д. После этого незамедлительно приступайте к выполнению задачи «А1» и доведите его до конца. ⠀ 

Правило здесь следующее: не стоит браться за дело «Б», пока не выполнено дело «А». Другими словами, строго соблюдайте очередность выполнения своих дел. ⠀ Простая формула АБВГД способна удвоить продуктивность вашей работы.


SMART

Ещё один хороший метод планирования. Сначала разделите свои цели на задачи, а затем чётко сформулируйте их. Используйте для этого метод SMART. Задача должна быть:
  • конкретной (Specific)
  • измеримой (Measurable)
  • достижимой (Attainable)
  • актуальной или истинной (Relevant)
  • ограниченной во времени (Time-based)


Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – это специальная таблица для записи задач, состоящая из 4 полей (или «квадрантов»), которые позволяют однозначно распределить задачи по приоритету. Для каждой задачи определяется всего два параметра: важность и срочность. После этого, в зависимости от комбинации этих параметров, она заносится в определенную клетку матрицы.



Несколько советов о том, как легче и лучше планировать:

1) Все цели и задачи нужно записывать 

Во-первых, наш мозг сфокусируется на задаче и будет обдумывать, как же её выполнить. Во-вторых, о незаписанных делах легко забыть.

Потому заведите небольшой блокнот, который будете носить с собой, чтобы записывать все дела по мере их возникновения. 

2) Учёные советуют иметь 4 списка: 
  • Общий список целей
  • Список целей на месяц 
  • Цели на неделю
  • Цели на день (можно объединить с недельным)
3) Планировать следующий день желательно вечером предыдущего дня

Тогда ночью у нашего мозга будет время обдумать планы, а утром мы уже будем примерно понимать, как лучше поступить. 

4) Для общих целей важно отмечать дедлайны 

А ещё лучше иметь календарь и отмечать важное в нём. Тогда у нас будет визуальное понимание того, как скоро нужно доделать задачу. Без дедлайнов мы слишком расслабляемся и можем откладывать дело до последнего. Кстати, не обязательно писать конкретную дату, можно дать себе поблажку и написать "к началу марта" или "на 4 неделе февраля". 

5) Определите часть дня, когда вы продуктивнее всего

Именно на это время планируйте самые тяжёлые или важные дела. Собеседования тоже лучше назначать на это время. 

6) "Съешьте лягушку" сразу же 

Лягушка — самое неприятное дело, которое мы привыкли откладывать на потом, выполняя сначала лёгкие задачи. Но лучше всего делать самое трудное сразу (сюда можно добавить и значимые дела, которые принесут вам большую пользу, а мелочи оставить на потом).



А теперь то, о чем редко упоминается в уроках по планированию. Но это очень важно!

Не нужно планировать каждый день 

Давайте себе отдых иногда. Ведь мы не роботы. Человек не может всегда следовать спискам, иначе это может привести к выгоранию. Если чувствуете, что вам хочется расслабиться, выберите хотя бы день в месяц, когда вы сможете забыть обо всех делах и делать только то, что хочется. Также важно оставлять пару часов в день на экстренные ситуации

Не нужно планировать всё поминутно 

Иначе это может привести к стрессу, ведь вы можете случайно зачитаться книгой или будете дольше запланированного сидеть над домашкой. Такие жёсткие рамки не дают нам возможности расслабиться, держат в постоянном напряжении. А если сегодня спонтанно наметился поход с друзьями, вы отмените его из-за недостатка времени? 

Тайм-менеджмент должен быть вашим другом и помощником, а не мешать вам жить. Нет единой правильной системы планирования. Кому-то подойдёт Smart, а кому-то достаточно просто перечислить дела на листке. Пройдёт время прежде, чем вы подберёте лучший способ для себя. Но как только вы найдёте его, жизнь станет проще, вы станете больше успевать и станете счастливее.


.txt - Карина Крутовцова
.jpg - просторы интернета
Матрица Эйзенхауэра и правила Брайана. Эффективные техники тайм-менеджмента Матрица Эйзенхауэра и правила Брайана. Эффективные техники тайм-менеджмента Reviewed by Darya Shamshurkina on 25 мая Rating: 5

Технологии Blogger.